Een zaakvoerder in Hasselt belde ons vorig jaar, zijn boekhoudprogramma was gecrasht na een Windows-update. De back-up? Die stond er. Alleen bleek hij al zes maanden niet meer gelopen te hebben: ergens na een servermigratie was de taak stilgevallen. Een half jaar aan facturen, weg.
Dit is geen uitzonderlijk verhaal. Wij horen variaties hierop minstens vijf keer per jaar. De back-up bestaat, maar niemand heeft ooit gecontroleerd of hij ook werkt.
Wat de 3-2-1-regel inhoudt
De 3-2-1-regel is de eenvoudigste vuistregel voor een betrouwbare back-upstrategie:
3 kopieën van je data
op 2 verschillende soorten media (bv. NAS en cloud)
waarvan 1 op een externe locatie (niet in hetzelfde gebouw)
Voor een KMO van 5 tot 20 medewerkers hoeft dit geen ingewikkeld systeem te zijn. Een NAS (netwerkschijf) in het kantoor gecombineerd met een cloudback-up van Microsoft 365 of Google Workspace voldoet al aan de regel, mits beide ook effectief draaien.
De meest gebruikte combinatie die we bij lokale bedrijven in Sint-Truiden en omgeving zien: een Synology NAS met Hyper Backup naar een S3-compatibele cloudopslag, gecombineerd met de ingebouwde back-up van Microsoft 365. Prijs: tussen 300 en 600 euro voor de hardware plus 5 à 15 euro per maand voor de cloudopslag, afhankelijk van het datavolume.
De meest gemaakte fout: nooit testen
Een back-up die je niet test, is geen back-up. Het is een bestand waarvan je hoopt dat het werkt.
Het testen van een back-up is iets anders dan controleren of de back-uptaak "geslaagd" staat in je log. Je moet een hersteltest uitvoeren: een bestand, of beter nog een volledige map, effectief terugzetten op een testlocatie en nakijken of de inhoud klopt.
Hoe doe je dat concreet?
Kies een bestand dat je goed kent (een recent document of een spreadsheet).
Herstel het bestand naar een andere map of een testcomputer.
Open het en controleer of het correct is en de juiste datum heeft.
Doe dit minstens eens per kwartaal. Laat het in je agenda zetten, samen met de datum van de laatste test. Als je geen datum kunt noemen, is het te lang geleden. Geen tijd om dit zelf te controleren en wil je zekerheid dat al je processen lopen zoals het hoort? Sluit een onderhoudscontract af.
Wat een KMO-back-up moet dekken
Veel bedrijven back-uppen de gedeelde schijf, maar vergeten de rest. Dit zijn de onderdelen die minimaal gedekt moeten zijn voor een bedrijf van 5 tot 20 medewerkers:
Gedeelde bestanden en mapstructuur (de meeste denken hieraan)
E-mailarchief (Microsoft 365 en Google Workspace hebben een ingebouwde prullenbak, maar dat is geen back-up)
Boekhoudprogramma en/of ERP (lokale installaties staan soms nergens gesynchroniseerd)
Wachtwoordkluis (als je een bedrijfsbrede beheerder gebruikt zoals Bitwarden of 1Password)
Website en webshop (als die op een eigen server of hosting staat)
Een e-mailarchief van Microsoft 365 back-uppen doe je niet automatisch via de standaardinstelling. Microsoft bewaart verwijderde mails slechts 30 tot 93 dagen. Voor langere bewaring heb je een externe tool nodig, zoals Veeam Backup for Microsoft 365 of een vergelijkbare oplossing.
Cloudback-up versus lokale back-up: geen keuze maken
De vraag "cloud of lokaal?" is de verkeerde vraag. Je hebt beide nodig, en wel om verschillende redenen.
Een lokale NAS geeft je snelheid bij herstel. Grote bestanden terugzetten via de cloud duurt uren tot dagen. Bij een NAS is dat een kwestie van minuten.
Cloudopslag beschermt je tegen fysieke schade: brand, overstroming of diefstal van de apparatuur. Alleen lokale back-ups werken niet als het gebouw beschadigd raakt.
Ransomware is een derde reden om beide te hebben. Een gerichte ransomware-aanval versleutelt niet alleen je live data, maar ook de back-ups die aan hetzelfde netwerk hangen. Cloudback-ups met versiebeheer (bv. Backblaze B2 of Azure Blob Storage) houden meerdere versies bij en laten je terugkeren naar een punt vóór de aanval. Vraag ons naar een IT-onderhoudscontract als je wil dat dit correct wordt ingesteld.
Wat kost een goede back-upstrategie voor een KMO?
Dit is de vraag die we het meest horen, en het antwoord valt doorgaans mee.
Onderdeel | Eenmalige kost | Maandelijks |
|---|---|---|
Synology NAS (DS223, 2 schijven van 4 TB) | ca. 550 euro | 0 euro |
Cloudopslag (Backblaze B2, 1 TB) | 0 euro | ca. 15 euro |
Microsoft 365 Backup (per GB) | 0 euro | ca. 0,15/GB euro |
Installatie en configuratie door Reboot-IT | 350 à 550 euro | 0 euro |
De configuratie en het opzetten van de testprocedure doen we bij Reboot-IT als onderdeel van een IT-onderhoudscontract, of als losse opdracht. Bekijk onze IT-ondersteuning voor bedrijven voor meer info.
Veelgestelde vragen
Heeft Microsoft 365 geen ingebouwde back-up?
Microsoft bewaart verwijderde items en vorige versies, maar dat is geen echte back-up. Ze noemen het zelf "bewaarbeheer" en het is bedoeld voor compliancedoeleinden, niet voor herstel na een incident. Voor een echte back-up heb je een externe tool nodig.
Hoe vaak moet ik een back-up testen?
Minstens eens per kwartaal voor een hersteltest op bestandsniveau. Een volledige systeemhersteltest eens per jaar is ideaal, zeker als je een server of NAS gebruikt. Markeer het in je agenda.
Mijn back-up staat op een externe schijf in het kantoor. Is dat genoeg?
Gedeeltelijk. Je hebt een lokale kopie, maar geen off-site kopie. Bij brand of inbraak verlies je beide. Voeg minstens een cloudback-up toe als tweede laag.
Kan ik als zelfstandige met één computer toe met alleen een cloudback-up?
Voor de meeste zelfstandigen is een combinatie van een automatische cloudback-up (iCloud, OneDrive of Google Drive, mits juist geconfigureerd) en een wekelijkse externe schijf al afdoende. Let wel op het verschil: als je een bestand per ongeluk verwijdert uit de cloudsync, is het ook weg in de synchronisatie. Een echte back-up bewaart versies los van de live map.
Kunnen jullie onze huidige back-up nakijken?
Ja. We doen een diagnose van je huidige setup, testen of het herstel werkt en geven een concreet advies. Boek een afspraak online of bel ons in Sint-Truiden.