Hoe ruim je een mailbox vol reclame veilig op?

In onze computerwinkel in Sint-Truiden komen we geregeld klanten tegen die hun mailbox en ongewenste mails willen opruimen. Op hun laptop staan tussen aanbiedingen ook bankmails, facturen, afspraken en wachtwoordlinks. Vaak hebben ze wekenlang berichten één voor één verwijderd, terwijl de inbox toch vol blijft. Afzenders wisselen voortdurend en verwijderen leert de spamfilter niet altijd wat ongewenst is.

Bij Telenet, Proximus, Skynet, Scarlet en Gmail staat je mail meestal op de server. Een wijziging op de laptop verschijnt dus ook op je smartphone en tablet. Wie zomaar duizenden berichten selecteert, kan tegelijk een factuur, afspraak of herstelmail wissen. Daarom werken wij eerst veilig en pas daarna snel.

Waarom één voor één wissen niet werkt

Op een telefoon duurt een bericht openen, selecteren en verwijderen maar enkele seconden. Bij 1.000 mails ben je zo meer dan een uur bezig. Op een klein scherm zie je bovendien vaak maar één pagina tegelijk. Daardoor mis je makkelijk honderden oudere berichten.

Een gewone verwijdering zegt tegen Gmail of je provider niet altijd dat de afzender ongewenst is. De mail verdwijnt uit je inbox, maar een gelijkaardig bericht van een ander adres komt de volgende dag opnieuw binnen. Markeer duidelijke spam daarom als spam of phishing. Zo krijgt de filter informatie voor toekomstige berichten.

Alles wissen met één druk op de knop is evenmin een goed begin. In een volle mailbox zitten vaak nog aankoopbewijzen, berichten van de huisarts, afspraken bij de notaris of resetlinks. De prullenmand is geen back-up. Bij sommige diensten worden verwijderde mails na een bepaalde periode automatisch definitief gewist.

Zo ruim je een mailbox vol reclame veilig op

Gebruik hiervoor een laptop of desktop. Op de website van Telenet, Proximus of Gmail zie je meer berichten tegelijk dan in de app. Meld je aan via de gewone website van je provider, niet via een link in een verdachte mail. Maak eerst een map met de naam Bewaren en verplaats berichten waarvan je zeker weet dat ze nuttig zijn.

1. Zoek eerst op bekende afzenders, zoals je bank, verzekeraar, boekhouder, ziekenfonds en familie. Controleer de inhoud en verplaats echte berichten naar Bewaren.
2. Werk daarna per afzender of onderwerp. In Gmail kun je bijvoorbeeld zoeken op from: of op een datum. Zoek liever op een concrete afzender dan op het algemene woord reclame.
3. Markeer duidelijke nepmails als spam of phishing. Open geen bijlagen en klik niet op links om je account te bevestigen. Bij twijfel kun je onze uitleg over signalen van phishing erbij nemen.
4. Schrijf je alleen uit voor een nieuwsbrief van een afzender die je kent en vertrouwt. In een nepmail kan de uitschrijflink naar een valse website leiden.
5. Laat de prullenmand voorlopig staan. Kijk na een paar dagen opnieuw in de mappen Verzonden, Spam en Prullenmand voor je berichten definitief verwijdert.

Controleer na elke grote opruimactie ook je smartphone en tablet. De toestellen tonen normaal dezelfde mappen, maar sommige mailapps verbergen Spam of Prullenmand onder een apart menu.

Waarom blokkeren niet genoeg is bij een volle mailbox

Een afzender blokkeren helpt voor nieuwe berichten van dat specifieke adres. De mails die al in je inbox staan, verdwijnen er niet door. Spammers gebruiken bovendien vaak elke keer een ander adres. Je blokkeert vandaag één afzender, terwijl morgen dezelfde reclame van een nieuw adres komt.

Omdat dit probleem zo vaak terugkomt, hebben we besloten om samen met hexel, onze digitale tak, software te ontwerpen: een webapplicatie die precies dit probleem aanpakt. SiftPal ondersteunt Telenet, Proximus, Skynet, Scarlet, Gmail en Outlook. De dienst zet reclame en nepmails die al in je mailbox staan in een aparte map, zonder ze te wissen.

Dat geeft opnieuw overzicht zonder dat je meteen berichten kwijtraakt. Je kunt de aparte map nadien controleren en een factuur of bevestiging terugplaatsen wanneer die toch nuttig blijkt. Via de gratis SiftPal-promotie kun je één keer per mailbox tot 2.000 mails laten opruimen, zolang de actie loopt.

SiftPal vervangt geen controle van je account. Krijg je meldingen over wachtwoordwijzigingen die je niet zelf hebt aangevraagd, zie je onbekende berichten in Verzonden of staat er een vreemde doorstuurregel, dan kan je account misbruikt zijn. Verander je wachtwoord via de provider, controleer de herstelgegevens en schakel waar mogelijk tweestapsverificatie in. Alleen reclame wissen lost een gehackt account niet op.

Wanneer hulp in de winkel of aan huis beter is

Voor veel mensen is het verschil tussen Inbox, Spam, Prullenmand en een aparte map niet vanzelfsprekend. In onze winkel in Sint-Truiden bekijken we samen welk account gebruikt wordt, welke mails op de smartphone staan en of de mappen correct synchroniseren. Jij voert het wachtwoord zelf in. Wij hoeven dat niet te kennen.

Hulp aan huis is handiger wanneer de mailbox op meerdere toestellen staat of wanneer ook de smartphone en tablet ingesteld moeten worden. We controleren dan de mailapp, meldingen en basisinstellingen. Voor een zelfstandige of kleine zaak kijken we ook na of facturen, klantmails en back-ups veilig bewaard blijven.

Begin vanavond met de berichten van je bank, ziekenfonds, familie en werk naar Bewaren te verplaatsen. Markeer duidelijke nepmails als phishing en verwijder nog niets definitief. Zijn er te veel berichten om zelf veilig te beoordelen, maak dan een afspraak om je toestel binnen te brengen of vraag computerhulp aan huis. Breng je laptop of tablet mee naar Reboot-IT in Sint-Truiden, dan maken we je mailbox weer werkbaar.